En el dinámico entorno empresarial actual, la tecnología en Recursos Humanos se ha vuelto indispensable, y su importancia se refleja en el Retorno de Inversión (ROI) obtenido al implementar un software de Gestión del Capital Humano (HCM). Esta evaluación examina cómo dicho sistema optimiza procesos, disminuye la carga administrativa, impulsa la productividad y aporta un valor adicional a la organización. A lo largo de este artículo, te revelaremos cómo calcular dicho ROI y en qué fundamentos se sustenta este cálculo.
Para medir el retorno de la inversión (ROI) de un software de RRHH, es fundamental analizar cómo la implementación del sistema optimiza los procesos, reduciendo la carga administrativa y aumentando la productividad. Asimismo, es importante considerar el valor agregado que genera, como la mejora de la marca empleadora y la satisfacción de los empleados en temas relacionados con Recursos Humanos.
Cada empresa tiene sus particularidades, lo que hace que la medición del ROI sea un desafío único. Sin embargo, es posible construir indicadores que permitan evaluar el retorno de forma práctica y concreta, partiendo de lo general a lo particular.
En la actualidad, siendo los SaaS el modelo dominante y más moderno para adquirir productos HCM, generalmente, la inversión en tecnología de RRHH implica un desembolso inicial para la implementación del sistema y un costo recurrente por licencia de uso, que se ajusta al tamaño y crecimiento de la organización. La reducción del tiempo invertido en tareas operativas es un indicador tangible del ROI, mientras que otros aspectos, como la mejora en la marca empleadora, pueden medirse a través de encuestas de clima o experiencia del colaborador.
Cada medición de ROI es única y requiere una mentalidad de prueba y error para encontrar los indicadores más precisos y útiles. El tiempo para ver resultados varía según las necesidades y el plan de trabajo de cada empresa. Algunas mejoras pueden notarse rápidamente en apenas meses, otras pueden llevar más tiempo.
¿Existe una manera sencilla de calcular el ROI para un software de RRHH?
Si bien las calculadoras sencillas del ROI pueden ser útiles como punto de referencia inicial para analizar el retorno de la inversión de un software de recursos humanos, es importante reconocer que rara vez resisten el escrutinio de los gerentes más seniors con conocimientos técnicos del área y dominio de los números y el negocio. Estos profesionales son conscientes de que no hay dos compañías que gestionen sus datos de recursos humanos de la misma manera o que sigan los mismos procesos de recursos humanos. Como resultado, los beneficios y ahorros generados por el software pueden variar significativamente entre diferentes organizaciones.
Por ejemplo, una compañía puede ahorrarse costes al automatizar un proceso complejo de cálculo y aprobación de ausencias, mientras que otra compañía con un enfoque más directo puede solo experimentar una mejora mínima al implementar el mismo software de ausentismo, pero ganar mucho con la implementación de herramientas más suaves, como por ejemplo gestionar el desempeño, que solo generan una base de alineamiento con estos programas, y al estar sistematizados, pueden lograr una mejora de los resultados y productividad de los colaboradores, de forma sustancial.
Además, las organizaciones que cambian de las hojas de cálculo de Excel a un software de recursos humanos por primera vez obtendrán un conjunto diferente de beneficios en comparación con aquellas que reemplazan un sistema de recursos humanos antiguo por otro sistema en la nube más rentable y fácil de configurar.
Por lo tanto, es fundamental identificar cuáles son los elementos específicos que realmente pueden generar un retorno de la inversión al adoptar un software de RRHH. Cada organización debe realizar un análisis detallado y personalizado de cómo el software impactará en sus procesos, eficiencia, productividad, reducción de costes, mejora en la toma de decisiones y otros factores relevantes para su funcionamiento. Esto implica considerar las necesidades y objetivos únicos de la empresa, así como evaluar cómo el software se integrará con sus procesos existentes.
Construye tu ROI
Una vez que has reconocido los beneficios económicos fundamentales de tu proyecto, el siguiente paso consiste en recopilar los datos esenciales para calcular el Retorno de la Inversión (ROI). Para facilitar este proceso, te ofrecemos un enfoque basado en la Ganancia Anual de Productividad. Se trata de estimar el tiempo ahorrado en tus procesos clave de recursos humanos como un porcentaje. Es importante destacar que este porcentaje variará según tus circunstancias particulares. No obstante, como guía orientativa, puedes tener en cuenta los siguientes rangos:
- Equipos de recursos humanos: Ejemplo: Supongamos que una organización tiene a una persona en el área de Administración de Personal (ADP) para asistir en consultas del personal, entrega de recibos, etc. Si implementamos un producto que reemplace esas tareas, se generará un ahorro directo. Además, existe un impacto indirecto al reubicar a esa persona en tareas de mayor valor, como ayudar en la implementación de una gestión de desempeño, lo cual representa costos tangibles y directos que pueden calcularse. Hablando en un sentido más amplio, un producto de Recursos Humanos (RRHH) promedio puede optimizar entre un 40% y un 60% los tiempos de trabajo de un equipo de HR.
- Managers: Los procesos de aprobación inteligente de diversas gestiones de Recursos Humanos y el acceso instantáneo a informes precisos pueden ahorrar fácilmente a los gerentes un promedio de una hora al día, lo que equivale a alrededor del 10% de su tiempo en términos conceptuales.
- Colaboradores: Si bien de manera individual las personas pueden no ahorrar mucho tiempo, tal vez solo un 1 o 2%, el impacto acumulativo puede ser significativo. Probablemente necesitarás preguntar a los colaboradores para entender qué es lo que les está llevando más tiempo.
Coste de inversión
- Coste anual del software de recursos humanos: Incluye tarifas de implementación si las hubiera.
- Costes recurrentes: Fee mensual/licencias de uso correspondientes.
- Período de recuperación: la cantidad de años en los que esperas utilizar la solución. Nucleus Research (medio especializado en ROI), recomienda usar un período de recuperación de tres años para calcular el retorno de la inversión, aunque, para el software de recursos humanos, un período de cinco años es probablemente más habitual. Esto suaviza los costes adicionales asociados con la implementación, por lo que da una cifra más realista.
Si la implementación de un nuevo software de recursos humanos te permite ahorrar costes directos o indirectos, como los citados, debido a suscripciones o mantenimiento más económicos, o al reducir los gastos generales de IT, estos también deben tenerse en cuenta en tus cálculos. Una vez que dispongas de estas cifras, puedes realizar los cálculos por ti mismo solicitando nuestra calculadora de ROI para la implementación del software de RRHH. Si necesitas asesoramiento personalizado, no dudes en ponerte en contacto con el equipo de Workia.
